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来源: admin  Time2021-10-14

在数字化档案的管理中,档案信息的安全无疑是非常重要的。传统档案的保管工作着重强调的是如何使档案载体延长寿命,因为载体与所记录的信息是“从一而终”,不可分离的,有了载体就有了可用的信息。对于电子档案管理来说,载体的保管和信息的保护同样重要。电子档案的安全不仅仅是技术的问题,电子档案的安全至少包含三类措施:技术方面的安全措施、管理方面的安全措施和相应的政策法规。电子档案的安全首先取决于电子环境的安全,主要从网络、计算机、存储器、应用系统和病毒等方面实施安全部署。在实际应用过程中,保障电子档案安全的内容主要包括四个方面:

(1)实体安全,是指保护网络基础设施、计算机、存储设备以及其他媒体免遭地震、水灾、火灾、有害气体和其他环境事故(如电磁污染等)的破坏。一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上,所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境,诸如温湿度的控制,存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求,载体应直立排放,并满足避光、防尘、防变形的要求,远离强磁场和有害气体等。

(2)运行安全,指为保障系统功能的安全实现提供一套安全措施(如风险分析、审计跟踪、备份与恢复、应急措施),建立系统的安全防范体系,以保障档案信息被处理、存储和访问过程中的安全。

(3)信息安全。指防止信息资源被故意或偶然的非授权泄露、更改、破坏或使信息被非法系统辨识、控制和否认,以确保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。

(4)管理安全。指采取有关的法律法令和规章制度以及安全管理手段,加强管理人员的安全意识和操作规范,确保网络系统和档案数据的安全。另外,要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体,特别是磁性载体,极易受到保存环境的影响。因此,对所保存的数字化载体,必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可读性。对于电子档案的检测与维护,必须进行严格管理,因为任何一次误操作都可能使保存的电子档案遭到人为损害,甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护管理档案,对电子档案的检测、维护、拷贝和迁移等操作过程进行记录,避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

数字化档案的有效保存与维护是一项极其重要而复杂的工作。因而,在数字化档案的保存与维护过程中,应充分考虑环境、设备、技术、人员及数字化档案的特点等综合条件,制定技术方案和工作模式,并采取有效措施,以确保数字化档案的安全可靠,使数字化档案能够永久地处于可准确提供利用的状态,使其在社会生活中发挥更大的作用。

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